【感染症流行時】社内イベント開催の対策ヒント

CAPPY - 全ての働く人に、HAPPYを。

【感染症流行時】社内イベント開催の対策ヒント


【感染症流行時】社内イベント開催の対策ヒント

3月から4月にかけては、新年度方針を伝えるキックオフイベントや表彰式の季節ですが、新型コロナウィルスに関して様々な情報が飛び交う中、社内イベント担当の方々はどう対応・対策するか、大変お悩みだと思います。私たちのお客様の中でも、配信型など代替策への切り替え、延期の決定、逆に現時点では予定通り開催など、会社によってその判断は様々です。ゼロインのコミュニケーション事業でも対策本部を設けて、代替策などを検討・模索しているところです。あくまで現時点での対策案ですが、少しでも皆様のヒントになれば幸いです。

1)キャンセルに関する条件を確認する

3〜4月の開催予定であれば、すでに会場予約やコンテンツ制作など様々な準備が進んでいると思います。それぞれ時期によってキャンセル料金も変わってくるため、まずはキャンセル規定と費用が変わるタイミングを発注先の会社に確認し、それをふまえて社内での検討・決定日程を調整するとよいでしょう。

2)目的を踏まえた代替手段を検討する

①配信で開催する

YouTubeなどの動画配信サービスや中継システムを活用して実施する方法です。収録またはLIVE配信、また参加者コメントも可能な双方向型にするなど、様々なやり方が可能なので、目的や必須プログラムをもとに相談してみるとよいでしょう。ちなみにゼロインでは半期ごとの戦略共有はLIVE配信型で行っています。

②表彰式の代替策

表彰式の壇上にあがることを目指して1年間、頑張り続けてきた従業員のためにも、何らか場を用意したいところです。ケアすべきポイントとしては、受賞者に対する栄誉感と、全体に向けてのナレッジや想いの共有があります。
配信型で表彰式や受賞者プレゼンテーションの実施のほか、経営陣と受賞者のみをホテルやレストランに集めて表彰と会食を行う方法もあります。その際、受賞者をプロカメラマンが撮影し、コメントを記事にまとめてメルマガなどで配信することで、栄誉感の醸成とナレッジ共有を図ることも可能です。

③延期開催の模索

期初方針や戦略はメッセージを伝えるタイミングの方が大事ですので、上記のような代替手段を模索する方がよいかと思いますが、たとえば年に一度、全員で集まって懇親することが目的であれば、延期の検討もありえます。その場合、時期と会場探しがポイントになりますが、特に首都圏の場合、オリンピック・パラリンピックの影響もあり7月以降は非常に取りにくい状況がありますので、分割開催や地方開催など、条件をひろげて依頼・検討してみてください。

3)開催する場合のリスク対策を検討する

集合開催の判断をした場合は、運営会社や会場とリスク対策について相談してください。入手が困難な状況はあるものの、マスクやアルコール消毒の手配、風邪の症状がある人への参加自粛を依頼するなどは対策した方がよいでしょう。

いずれにしても、情報と状況を冷静に見定めて判断することが肝要です。この記事も参考にしていただきつつ、対応策を検討していただければと思います。

筆者:三浦蒔子

SEARCH