テンプレートを活用したデザイン不要の社内報とは-arrange

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テンプレートを活用したデザイン不要の社内報とは-arrange


テンプレートを活用したデザイン不要の社内報とは-arrange

社内報は、社内外の情報を発信できる優秀な社内コミュニケーションツールです。“社内報”と一括りにしても、市販誌と見間違うほどにデザインされた冊子形式の社内報から、壁新聞のような比較的手軽な形式、イントラネットやメールマガジン、自社開発の社内報アプリに至るまで、その種類はさまざまです。

何かの手段が優れているということはなく、各メディアにメリット・デメリットがあります。社内報を既に発行している会社であれば、社内報を作成する目的や発信したい情報の内容や量、そして社内コミュニケーションに投じられる体制や予算など、リソースを総合的に鑑みた上で適切に判断されていると思います。

そこで今回は選択肢のひとつとして、紙の社内報をウェブブラウザ上で簡単に作成できる『arrange(アレンジ)』をご紹介します。arrangeは、社内報紙面のデザインテンプレートを活用することで、特別なパソコンスキルやデザインスキル、社内広報の知識がなくとも読みやすい社内報を手軽に作成できるクラウドサービスです。

デザインテンプレートは100種類以上あり、これまでデザインにかかっていた作業時間を大幅に削減することで、企画への注力や発行頻度・回数の向上につなげることができます。また、社内報を新たに立ち上げるに際して、小さく始めてみたい場合にもオススメです。

テンプレートを活用したデザイン不要の社内報!こんな方にオススメ

社内報をパワーポイントやワードで内製している

ソフトウェア・作成ツールを使用して内製している場合、社内報担当者のお悩みといえば、「手づくり感が抜けきらない」「文字ずれ、画像の調整が大変」「デザイン・作成に時間がかかる」など、デザイン品質と作成工数に関するお悩みではないでしょうか。

arrangeは、デザイナーが作成したテンプレートに文字と画像をアップロートするだけで、あっという間に社内報が完成します。しかもクラウドサービスのためパソコンへのダウンロードは不要で、ウェブブラウザ上で簡単に社内報を作成することができます。

社内報を外注しているが、情報発信の頻度を上げたい

冊子の社内報を制作プロダクションに外注して発行しているものの、配信頻度が月に1度や隔月、あるいは3ヶ月に1度のため、情報の頻度や鮮度に欠けてしまう。そうした場合、社内報の発行頻度を上げることで、経営や広報から伝えたいメッセージと従業員の接点を増やすことができます。

入社者紹介や受注速報、今週の事業部トピックスなど、日常の中で埋もれがちな情報をそれなりのデザインで形にしたいという要望に、arrangeは最適です。

費用を抑えて、社内報の立ち上げ・リニューアルをしたい

組織の成長や働き方の変化など、環境変化に応じて社内報の立ち上げ・リニューアルを検討されている企業も多いと思います。しかし社内に主担当を置くほどの余力はなく、プロダクションに外注するほどの予算もない。そうした運用面でお悩みを持たれている場合、大きく始めるのではなく、まずはA4・A3サイズの壁新聞のような形式から試すのはいかがでしょうか。

arrangeは月額固定の利用料で、登録されているすべてのテンプレートが使い放題です。契約期間中は何度でも発行できるので、さまざまな情報発信パターンを試すことができます。

社内報の作成を助ける便利な機能5選

1.100種類以上のテンプレート

arrangeには100種類以上のデザインテンプレートが登録されています。発信したい内容・企画に応じてテンプレートを選択し、テキストと画像を登録するだけで高品質な社内報が完成するので、紙面デザイン・レイアウト工数を大きく削減することができます。

2.社内報の寄稿依頼・原稿管理が楽になるライター機能

社内外の人に寄稿を依頼することも多い社内報。arrangeでは、依頼メールの配信から校正申請、原稿確認、校了まで、ウェブブラウザ上で一括管理できます。原稿の進捗状況は一目で把握でき、未完了者への自動リマインド機能もあるので、担当者の方は取りまとめが楽になります。

3.自由度の高いクラウドサービス

ウェブブラウザで動作するので、パソコンへのインストールは不要で、すぐに使用することができます。インターネット環境さえあれば、いつでも、どこでもアクセス可能で、昨今導入が進んでいるテレワークにも対応できます。

4.活用しやすいPDFデータ

作成した社内報はPDFデータとして書きだされ、何度でもダウンロードできます。社内プリンターでプリント、印刷会社に依頼、メールに添付して全社展開など、従業員の働き方や社内状況、目的に応じて活用できます。

5.企画に役立つコミュニケーションレシピ

社内報で発信する情報は、「いつ」「何を」「どのように」伝えることで効果的になるのか?株式会社ゼロインが年間100社・500件以上のコミュニケーション施策をお手伝いする中で蓄積した知見を、お役立ち“レシピ”としてまとめています。

社内報の発行までは、テンプレートを選んで簡単4ステップ

1.テンプレートによって、入力できる文字数や画像数が異なります。企画に応じて、好きなテンプレートを選択してください。

arrange_cappy_pctemple

2.テンプレートは記事エリアごとに「セクション」に分かれています。セクション毎にライターを設定し、記事を依頼してください。

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3.ライターに原稿執筆を依頼するメールが届きます。ライターは、届いたメールに従って記事を入稿していきます。

4.すべての原稿が校了した後、PDFがダウンロードできるようになります。

横|対談

こうした作業はすべてarrangeの画面上で完結します。

読みやすいデザインテンプレートのご紹介

arrangeには、企業内のさまざまな情報発信シーンを想定した社内報デザインのテンプレートが揃っています。経営者や部門長からのトップメッセージ、入社者紹介、受注速報や社内イベントレポートなど、伝えたい情報をテンプレートに当て込むだけで、デザインされた社内報が完成します。

3人インタビュー

横|レポート

横|社員図鑑

縦|スポーツ新聞

縦|表紙風

縦|社員紹介

縦|壁新聞

テンプレートは固定化されているため、写真の位置や枚数、文字数などを変更することはできません。しかし写真・文字情報などの素材が揃っていれば、10分程度で完成させることができます。この作業効率は、デザインを考える・作成する一切の工数を削減できるからこそです。

なお、このテンプレートはオプションでオリジナルデザインの作成が可能です。「既存の社内報から中身を変えずに移行したいが、マッチするテンプレートがない」という場合は、ぜひオリジナルデザインをご依頼ください。テンプレートをどのように活用して社内に情報を届けていくか?あとは編集者の腕の見せ所です。

社内報の企画に役立つヒント『コミュニケーションレシピ』

組織活性化に役立つ情報発信のヒントを、コミュニケーションの“レシピ”としてまとめています。

年間コミュニケーション・テーマレシピ

組織活性化にオススメの年間コミュニケーションテーマを月別でまとめています。現在の組織コンディションに応じて取り組みたいテーマ・年間計画を立案することで、社内報の企画・運用をスムーズに、より効果的なものにします。

メッセージ作成レシピ

企画を具体的に進める段階になると、“従業員に届く”メッセージのつくり方が重要になります。どのような効果を狙って、どのテンプレートを使用して、いかに伝えるか。メッセージテーマごとのつくり方ヒントを、まとめています。

事前・事後施策レシピ

実施を検討している社内施策を、より効果的にできる発展型レシピです。たとえば社員総会、表彰式、社内運動会などは、事前の盛りあげから事後レポートまでを意識的に設計すると、一過性に終わらない施策になります。

くわえて、情報整理・体制構築から記事の企画までサポートするプランも準備しています。「企画が思いつかない」「社内広報の回し方」「従業員の巻き込み方」「取材・執筆パワーの捻出」などのお悩みも、まずはご相談ください。

社内報の発行戦略にこそ、デザインが求められる時代へ

近年、企業と従業員の関係が急速に変わりつつあります。その背景には、働き方改革やダイバーシティ推進による社会の変化、ミレニアル世代に代表される働くモチベーションの変化があります。また前述の通り、一人ひとりが受け取る情報量はかつてのテレビ・新聞の時代から、テクノロジーの発展によって爆発的に増加しています。

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そうした変化の中でも、企業はビジョンやミッションを発信し、今期の目標を伝達し、素晴らしい仕事を共有し、タテ・ヨコ・ナナメの交流を生みだしながら成長を実現していかなくてはいけません。

社内報は社内コミュニケーションを活性化させる手段のひとつに過ぎませんが、特に紙の社内報は「物理的に手元に届く」「情報が流れていかない」「ふとしたときに目に入りやすい」など、特性を活かした活用が可能です。そうした社内報の発行戦略、情報流通デザインにこそ、時間が必要です。

1ヶ月無料トライアル受付中!まずはお試しください

社内広報の活動によって、自分たちの大事にする考え方(ビジョン・バリュー・ミッション)を伝達し、それらを体現する行動を生みだしていくことは、企業価値を高め、持続的な企業成長につながります。

ご担当者様が抱えているお悩みや目標を、arrangeで解決・実現できるか。まずはお気軽にご相談ください。コミュニケーションプランナーが、状況に応じてご提案いたします。

arrangeに必要な費用は、月額3万円(税抜)のアカウント費用のみで、初期費用等は不要です。現在、機能制限なしで1ヶ月無料利用できるトライアルプランを受付中です。まずはトライアルからお気軽にお申込みください!

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筆者:中島浩太

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