社内報のデザインを不要にするWEBサービス『arrange』

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社内報のデザインを不要にするWEBサービス『arrange』


社内報のデザインを不要にするWEBサービス『arrange』

社内報は、社内外の情報を発信できる優秀な社内コミュニケーションツールです。“社内報”と一括りにしてもその種類はさまざまで、市販誌と見間違うほどにデザインされた冊子形式の社内報から、壁新聞のような比較的手軽な形式、もしくはイントラネットやメールマガジン、自社で開発した社内報アプリなどITを積極的に活用している企業もあります。

何かの手段が優れているということはなく、それぞれのメディア・ツールにメリット・デメリットがあります。社内報を既に発行している会社であれば、社内報を作成する目的や発信したい情報の内容や量、そして社内コミュニケーションに投じられる体制や予算など、リソースを総合的に鑑みた上で適切に判断されていると思います。

そこで今回は選択肢のひとつとして、紙の社内報をウェブブラウザ上で簡単に作成できるサービス、『arrange(アレンジ)』をご紹介します。紙面デザインのテンプレートを100種類以上も有するこのarrangeは、デザインにかかる作業時間を大幅に減らし、企画への注力や発行頻度・回数の向上につなげることができます。

社内報デザインの生産性を上げる!こんな企業様にオススメ

社内報のデザインを、内製化して対応している

パワーポイントやワードなど、ソフトウェア・作成ツールを使用して内製化している企業に、arrangeは最適です。そうした社内報担当者のお悩みといえば、「手づくり感が抜けきらない」「文字ずれ、画像の調整が大変」「デザイン・作成にかかる時間を削減したい」など、デザインの品質と工数に関する悩みではないでしょうか。

arrangeはプロがデザインしたテンプレートに画像と文字情報を反映するだけ、かつウェブブラウザ上で簡単に社内報を作成することができます。

社内報を外注しているが、発信頻度を上げたい

冊子の社内報をプロダクションに外注して発行しているものの、配信頻度が月に1度や隔月、あるいは3ヶ月に1度のため情報の頻度や鮮度に欠ける。そうした場合、社内報の発行頻度を上げることで、経営や広報が伝えたい情報と従業員の接点を増やすことができます。

入社者紹介や受注速報、今週の事業部トピックスなど、日常の中で埋もれがちですが伝えたい情報があると思います。冊子として外注してしっかりと作り込むまではいかないまでも、それなりのデザインで形にしたいという要望にarrangeは最適です。

予算・費用を抑えながら、社内報を立ち上げたい

組織の成長や働き方の変化など、環境の変化に応じて新たに社内報の立ち上げを検討されている企業も多いと思います。しかし社内に主担当を置くほどの余力はなく、外注するほどの予算もない。そうした運用面でお悩みを持たれている場合、大きく始めるのではなく、まずはA4・A3サイズの壁新聞のような形式から試してはいかがでしょうか。

arrangeは月額固定の利用料で、登録されているすべてのテンプレートが使い放題。しかも契約期間中は何度でも発行できるので、さまざまな情報発信パターンを試すことができます。

社内報デザインのテンプレート例をご紹介

arrangeには企業内のさまざまな情報発信シーンを想定した社内報デザインのテンプレートが揃っています。経営者や部門長からのトップメッセージ、入社者紹介、受注速報や社内イベントレポートなど、伝えたい情報を既存テンプレートに当て込むだけで、デザインされた社内報が完成します。

スポーツ新聞・号外風デザイン

スポーツ新聞・号外風テンプレート

 

経営者対談・トップメッセージ風デザイン

経営者対談・トップメッセージ風テンプレート

月例壁新聞・通信系デザイン

月例壁新聞・通信系テンプレート

 

メンバーインタビュー・コメント風デザイン

メンバーインタビュー・コメント風テンプレート

これらはarrangeに登録されているテンプレートの一部で、色違いを含めると全部で100種類以上を揃えています。テンプレートは定型化されているため、写真の位置や枚数、文字数などに制限があります。しかし写真・文字情報などの素材自体が揃っていれば15分もかからずに作成することができます。この作業効率は、デザインを考える手間の一切を削減できるからこそ。

そしてご要望に応じて、オプションでオリジナルのデザインテンプレート作成も可能です。「既存の社内報から中身を変えずに移行したいが、arrangeにはマッチするテンプレートがない」、そうした場合にはぜひオリジナルデザインを作成ください。

テンプレートをどのように活用して社内に情報を届けていくか、あとは編集者の腕の見せ所です。

デザインだけではない!寄稿依頼・校正が、ブラウザ上で完結

arrangeの便利な機能のひとつに“ライター機能”があります。社内報を作成する際、記事の一部を従業員に寄稿形式で執筆依頼することも多いと思います。ところが一人ひとりに依頼メールを書いて、記入フォーマットを送って、原稿を回収して、中身を校正して、と管理するのは非常に煩雑な作業です。

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arrangeでは寄稿を依頼したい従業員をライターとして指名し、テンプレートの記事パーツごとに「執筆依頼」「締切日管理」「校正申請」「修正指示」「校了」など完成に至る一連のプロセスを一括管理できます。

ライターごとに執筆ステータスがわかりますので、誰が執筆中なのか、校了あるいは手付かずなのか、把握しながらプロジェクトを進められます。もちろん、ライターを指名せず一人ですべての作業を完結することも可能です。

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完成した社内報データは、PDFでダウンロード

ブラウザ上で作成した社内報データは、PDFでダウンロードできます。社内のプリンターで印刷して壁に掲示あるいは一人ひとりに配布することもできますし、メールやチャットツールに添付してデータで共有することもできます。

オススメはもちろん印刷して、従業員の目に入るように仕掛けていくことです。「見ていなかった」「気づかなかった」を防ぐためにも、従業員が何の気なしに目にしてしまう複合機や出入口の周囲、あるいは休息スペースやお手洗いなど、必ず通る場所や人の集まる場所に掲示して、情報に触れる機会を創出していきます。

近年、スマートフォンやSNSの発展・浸透によって、従業員は情報の波にのまれています。会社からのメッセージもそうした情報に埋もれてしまいがちなので、重要なメッセージは手を替え品を替え、しつこいと思われるくらいに繰り返し発信して根ざしていくことが必要です。

社内報の発行戦略にこそ、デザインが求められる時代へ

近年、企業と従業員の関係が急速に変わりつつあります。その背景には、働き方改革やダイバーシティ推進による社会の変化、ミレニアル世代に代表される働くモチベーションの変化があります。また前述の通り、一人ひとりが受け取る情報量はかつてのテレビ・新聞の時代から、テクノロジーの発展によって爆発的に増加しています。

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そうした変化の中でも、企業はビジョンやミッションを発信し、今期の目標を伝達し、素晴らしい仕事を共有し、タテ・ヨコ・ナナメの交流を生みだしながら成長を実現していかなくてはいけません。

社内報は社内コミュニケーションを活性化させる手段のひとつに過ぎませんが、特に紙の社内報は「物理的に手元に届く」「情報が流れていかない」「ふとしたときに目に入りやすい」など、特性を活かした活用が可能です。そうした社内報の発行戦略、情報流通デザインにこそ、時間を費やすことが必要なのです。

社内報のデザインが不要になるテンプレートサービス – arrange

arrangeを始めるのに必要な費用は、月額3万円(税抜)のアカウント費用だけで、初期費用は必要ありません。

情報を浸透させ、数多ある企業から自社で「働き続けたい」と思われる“従業員から選ばれる”企業になるために、情報の鮮度と頻度を意識したarrangeの活用、ぜひお試しください。今なら機能制限なしの無料トライアルを受付中です!

 

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筆者:中島浩太

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