新型コロナ感染拡大による働き方とコミュニケーションの急激な変化についてきいてみた

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新型コロナ感染拡大による働き方とコミュニケーションの急激な変化についてきいてみた


新型コロナ感染拡大による働き方とコミュニケーションの急激な変化についてきいてみた

新型コロナウィルス感染拡大で緊急事態宣言が発表されて2週間。在宅勤務となった方、業務上、出勤せざるをえない方、いずれも急変する働き方への対応に苦慮されていると思います。中でも、在宅勤務やリモートワークのための仕組みを整え、実施を促す担当者の皆様は、従業員一人ひとりの状況をなかなか把握できない中、どう実施や改善を進めていけばよいのか、大変お悩みではないでしょうか。

私たちゼロインのコミュニケーション事業部でも、社員同士の直接接点の機会が減ったことで、一人ひとりの状況をリアルタイムに把握しにくくなったと感じています。そこでまずは私たち自身の今回の働き方の変化と、それにより組織内のコミュニケーションがどう変化しているのか、アンケートを実施しました。今回はそこから見えてきたポイントを2つほどピックアップしてお伝えします。少しでも皆様のヒントになれば幸いです。

 

1.ミーティング頻度は減ったが、意思疎通や情報共有の質は変化なし

まずは、案件やプロジェクトメンバー同士の「ミーティングの頻度」や「1回あたりのミーティング時間」、「意思・情報の疎通の質」についてのアンケート結果です。

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半数の人が「頻度」や「時間」が「減った」にもかかわらず、「意思疎通や情報共有の質」は8割近くが「変わらない」または「向上した」と回答しています。ミーティング回数の減少や時間の短縮が必ずしも、互いの意思や情報の疎通に影響しないことがうかがえます。工夫したことなどを聞くと意外と基本的なことでした。

・ミーティングのアジェンダを事前共有
・今日の決定事項をミーティング冒頭で認識をそろえること

加えて、ミーティング後に、追加でアイディアや意見が浮かぶなど、もう少し議論したいと感じた際は、チャットを用いてタイムリーでコンパクトなコミュニケーションをとっていたことも有効だったようです。
一方で、意思の疎通については、コミュニケーション時の表情が見えにくいことによって、聞き手は話し手の感情や熱量がつかみにくく、話し手は聞き手に伝えにくいという意見も。コミュニケーションにおける文脈や表情など言語外情報の重要性に気づくとともに、現状はそれらをどう伝えるかを試行錯誤しています。

前提として、ゼロインのコミュニケーション事業部では、昨年からTeamsというチャットシステムを導入しており、事業部内のやりとりは基本Teams上で進めていました。またお客様との打ち合わせではZoomなども利用しています。もともと案件で外出することも多く、業務上オフィスに絶対いなければできない仕事でもないため、以前からリモートワークもある程度は実施していました。そのため、完全リモートワークにも比較的スムーズに移行することができています。とはいえ、それまで打ち合わせはほぼ対面でやっていましたし、スタッフ系の業務は当初は環境が整っておらず、社内でやる必要がありました。ゼロインでは3月からテレワークを推奨し徐々に切り替えていっており、自粛要請があった頃から基本を在宅勤務とし、緊急事態宣言後は原則、出社禁止となっています。

2.コミュニケーションをとるきっかけが難しい

続いて、案件やプロジェクトと関係のない、部署内の人との「コミュニケーションをとるきっかけづくり」について。メンバー層では6割近い人がハードルがあがったと実感しています。また、管理職層とメンバー層で、コミュニケーションのきっかけづくりのハードルに認識のギャップがあるようです。

【部署内の人とのコミュニケーションのきっかけづくりについて】mailmaga0420_2

メンバーが感じている状況には、以下のような意見がありました。

・状況が見えずに声かけづらい、声をかけていいのか判断がつかない
・メールやチャットなどで「今、話していいですか」というのもちょっと気が引ける
・会話していても、邪魔になっていないかちょっと不安になる

話したい相手の状況が見えない、感情がつかめないことが、話しかけにくさの大きな要因になっているようです。このあたりは、スケジュール共有ツールに予定をきちんと入れたり、チャットツール等のステイタス表示機能を活用したりすることで、今の状態をお互いに見える化するように工夫をしています。
一方で管理職は、「メンバーからは話しかけにくい」との認識を持ち、管理職から定期的にちょっとした状況確認をする、またチャット上に雑談スレッドを立ち上げ、業務とは直接関係のない会話をする時間をあえて設けるなど、できるだけコミュニケーションのきっかけをつくりやすいよう、やり方を試しながら改善をしています。

今回の結果は、あくまで私たちの事業部のコミュニケーション状況をとらえたものです。環境や文化が違えば、効果的なやり方も変わります。皆様もまずは「今、起きていること」をとらえてみてはいかがでしょうか。

今回のアンケート調査は皆様の職場でも、無料で実施していただけます。
ご興味ある方は、お気軽にお問い合わせください。

筆者:比嘉 文彦

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