2020/03/26

ニット流100名参加のオンライン飲み会を徹底解剖！成功の秘訣とは

最近、ときどき耳にするようになった『オンライン飲み会』。ただ会社の懇親会など事業部門が主催者となってそれなりの規模でやるとなると、開催方法や盛り上げ方など、ノウハウがなく困っている企業も多いのではないでしょうか。

法人向けオンラインアシスタントサービス『HELP YOU』を運営する株式会社ニットは、『未来を自分で選択できる社会をつくる』をビジョンに掲げています。そのため時間や場所にとらわれない多様な働き方を推進し、従業員や『HELP YOU』に所属するメンバー一人ひとりが、自らの働き方を選択できる環境や制度を整えています。

同社では、働く場所や時間が異なる仲間たちとも良好な関係性を築くため、『オンライン飲み会』を定期的に開催しています。世界中から100名の仲間が参加したオンライン飲み会を実施したという噂をCAPPY編集部が聞きつけ、担当の宇治川さん、広報の渡辺さんにお話を伺いました。

CAPPY取材でも初の試み！オンラインで取材を行いました（向かって左：宇治川さん、右：渡辺さん）

編集部：100名の『オンライン飲み会』を開催されたと伺いました！具体的にどのような内容だったのでしょうか？

宇治川さん：コンテンツは、乾杯、クイズ、ビンゴ、しりとりゲーム、エンディング、記念撮影を実施しました。タイムテーブルが明確に決まっていて、時間通りに仕切る司会進行役もいます。開催場所がオンライン上で繋がる『Zoom』というだけで、仕立て自体はオフラインイベントと全く変わらないですね。

当日のタイムテーブル

ウォーミングアップ中は6～7名のオンライン上の小部屋に分かれて雑談を楽しみ、22時になった時点で全員1つの部屋に集まり、乾杯をして会をスタートしました。

その後のクイズ大会は、組織や仲間をもっと知ってもらうことを目的に、「HELP YOUあるある」を選択式問題で作成しました。問題に対して参加者は『Zoom』の「手を挙げる」機能を使って回答し、それを自動で集計できるので、運営もスムーズでした。ビンゴ大会は、各自スプレットシートにビンゴ表を作成し、幹事がルーレットの数字を読み上げる方法をとりました。

ビンゴ大会時の共有画面では、各々の進捗具合も確認できます

次のコンテンツはしりとりゲームです。Zoom上で6～7名ずつの部屋を作成し、グループ対抗で行いました。グループは、いつも一緒に仕事をする馴染みのひともいれば、その日に初めて会話するひとなどバラバラな編成にし、通常のしりとりに「この組織で使っている言葉だけを使う」ルールを追加しました。たとえば、仲間の名前やツールの名前、頻出単語などですが、「普段そんな言葉使ってるんだ！」「うちもそれ使ってるよ！」と新しい発見や共通項を見つけることができ、盛り上がりをみせました。

興奮も冷めやらない中でしたが、締めの音頭をとり、プログラムは終了しました。

会の最後には、25名×4回スクリーンショットをして集合写真を撮影しました

編：なぜ『オンライン飲み会』を開催したのでしょうか？背景を教えてください。

渡辺さん：弊社は2015年のサービス開始時より『未来を自分で選択できる社会をつくる』というビジョンを掲げており、ライフイベントや様々な事情があっても、“働く”ことを諦めてほしくない、互いに認め助け合いながら仕事もくらしも充実した幸せなライフスタイルを築ける社会を目指しています。そんな弊社には多様な働き方を選択できる環境や制度が整備されています。

渡辺さん

たとえば働く場所です。現在は社員が11名、『HELP YOU』のメンバーが約400名在籍していますが、それぞれ東京や広島、北海道、海外ではアメリカやスペイン、パレスチナなど世界各国で暮らしており、“オフィス”という概念にとらわれず、各自リモートで業務を行っています。そのため“オフィスに出社できないメンバーが所属している”という前提でコミュニケーションを設計しているんです。日常のやりとりは『Chatwork』を利用していますし、会議は『Zoom』を活用しています。その中で『オンライン飲み会』は、メンバー間のコミュニケーションを活性化するため定期的に開催しています。

月に1度開催しているオンライン飲み会も、10～15名が集まります

宇治川さん：普段の『オンライン飲み会』は参加者が数名～十数名くらいですが、今回は忘年会という名目で開催したこともあり、東京から約30名、地方から約60名、海外から約10名、合計100名のメンバーが参加してくれました。正直、主催者側もこんなに参加してくれるとは思っていなかったので驚きましたね（笑）。

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編：100名も参加するオンライン飲み会は、まだまだ珍しいと思います。参加を促す工夫があったのでしょうか？

宇治川さん：一番のポイントは、メンバーが自発的に幹事をやってくれたことです。開催告知は『Chatwork』上に全体のお知らせチャネルがあるので、そこに投稿したくらいなのですが、日々の業務中に幹事メンバーが「一緒に参加しようよ！」と地道に声掛けをしてくれたことでたくさんの人が参加してくれました。組織からの呼びかけではなく、一緒に働いているひとからの声掛けによって「あのひとが幹事頑張ってるなら」と思ってくれたようです。強制もしていなかったですし、徐々に参加の輪がひろがって結果的に100名になったというのが正直なところですね。

また、みんなが参加しやすい日時を設定できたことも大きなポイントかもしれません。時差と文化の違いにより日程選びから試行錯誤しました。アメリカヨーロッパ組は、クリスマス付近はホリデーシーズンなので家族や友人との時間を大切にしますし、クリスマス以降になると年末年始となり日本組が帰省や家族行事で忙しくなってしまいます。あらゆる考慮のすえ、12月26日に決定しました。

渡辺さん：もちろん、時間設定も工夫が必要です。アメリカが早朝すぎず、日本があまりにも遅い時間にならなくて済むように日本時間の21時半開場、22時開演にしました。

一見、開始時間が遅く感じられますが、定時で仕事を終え自宅に帰り、お風呂を済ませて自宅からのんびり飲み会に参加できる利点があります。さらに飲み会後に満員電車に乗らなくていいですし、遅くに帰宅して就寝が深夜になることもありません。子育て中のママさんは、21時半だとちょうどお子さんの寝かし付けがおわった頃に自宅から参加しやすいという声が多くありました。

編：オンラインだからこそ、みんなに優しい時間設定が実現できるんですね。イベント自体に工夫した点も教えてください。

宇治川さん：オンラインイベントは参加のハードルをどう下げるかが鍵だと思っています。今回は、「入退出自由」「耳だけ参加OK」「画面OFFでの参加OK」「お子さん同席OK」と、とにかく自由度を高めて「とりあえず参加してみようかな」と思ってもらえるよう工夫しました。くわえて、事前に参加者専用のチャットルームを作成し、誰が参加するかが分かるようにしました。それにより「誰がくるか分からない」といった不安や「あの人がくるなら私も行こう！」というキッカケづくりとなりましたね。

渡辺さん：明確なタイムテーブルを提示したことで、企画と企画の合間や企画がスタートする時間に合わせて参加でき、途中参加の心理的ハードルを下げられたと思います。飲み会の途中で参加するのって、オフラインであっても気まずいですし、オンラインだと雑談中に途中入室するのはとても難しいので。

宇治川さん：途中入室者へもうまく配慮ができました。途中入室時は、そのときの企画によって全員が1つの部屋に集まっているときと、小部屋に分かれているときの2つのパターンがあります。前者はそのまま入室、後者はグループ振り分け権限があるオーナーの部屋に自然と入室する仕組みになっており、オーナーがこれまでの流れや今どんな状況かを簡単に説明し、小部屋に誘導するようにしていました。

編：ズバリ、オンライン飲み会の魅力はなんでしょうか？

渡辺さん：参加場所を自分で自由に決められ、さらに自分のペースでいつでも参加できる点です。「ちょっとだけ顔をだす」こともできますし、お子さんを寝かし付けながらラジオ変わりに耳だけ参加するメンバーもいました（笑）。

宇治川さん：ご家族が通りかかってご挨拶してくださるシーンもありましたね（笑）。そういったオフの面を垣間見れるのもオンライン飲み会のユニークさです。HELP YOUメンバーはフリーランスの方も多く、ご家族は「どんなところに所属してるの？」「大丈夫なの？」と不安になりがちですが、オンライン飲み会を通して『HELP YOU』の雰囲気や様子が分かり、安心いただける部分もあると思います。

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編：100名の参加者が集ったことで大変だった部分はなんでしょうか？

宇治川さん：今回私が司会進行を務めたのですが、オンライン上で100名の会を仕切るのはすごく難易度が高かったです（笑）。パワーポイントの進行スライドを画面共有しているとみんなの顔が一気に見えなくなりますし、私の声を無駄な音で遮らないよう、配慮してミュートにしてくれたりするので、みんなの反応が全く分からなくなってしまうんです。伝わっているのか伝わっていないのかも分からない中、進めていくしかないので、慣れや経験が必要ですね。

渡辺さん：機能的な問題なのですが、一度ミュートにすると解除するのにワンクリックする必要があるため、「聴こえてますか～？」の呼びかけにもすぐに反応できず一瞬シーンとなってしまうんです。

その点、弊社メンバーはオンラインコミュニケーションに慣れているため、発言者が不安に思う点やコミュニケーションが取りづらくなる場面を深く理解しています。自己紹介の時間を必ず設ける、チャットで先にメッセージを入れておく、細かい工夫が自然とできている印象があります。

日常で行う会議も、テレビ会議を活用しています

編：実際に参加された方からはどんなお声がありますか？

宇治川さん：「100人単位が気軽に集える場所はリアルにはなかなかない！手間もお金もかからない！」「お気楽に参加でき、抜けやすく入りやすいのが嬉しい。普段接点のないひととも話すきっかけになった。」「途中、セネガル在住メンバーがスイカを食べ出すという珍事も。小さな画面の向こうに世界の日常を感じることができ、ワクワクした。」といったポジティブな意見ばかりですね。

一方、「オンラインだとレクリエーションのネタが厳しい！もっとバリエーションを増やしたい。」「統率を取るのが難しい。話したいひとと話せる保証がないのが残念。」と、オンラインならではの悩みもでてきています。

編：まだまだ新しい試みができそうですね。『オンライン飲み会』は今後どのように活用していくのでしょうか？

宇治川さん：今回は忘年会という名目で100名集まったのですが、もっと少人数のグループをつくり、コミュニケーションの機会を増やしたいですね。リモートワークをしていると孤独を感じがちなので、仕事上の繋がりだけではなく、“暮らし”に寄り添ったグループづくりをしたいなと思っています。今もすでに『時差ワーク組会』や『アラサー会』、などの兆しが生まれています。

また弊社やHELP YOUメンバーだけではなく、世の中には色んな場所で、色んなライフスタイルの中で働くひとたちがいます。弊社サービスの『HELP YOU』は、『仕事をもっと楽しく、暮らしをもっと豊かに』をミッションに掲げており、お互いに認め合い尊重し合う社会を創っていくことが使命です。『オンライン飲み会』だけではなく、オンラインでのコミュニケーション自体がもっと当たり前になって、働き方や暮らしの未来を自分で選択できる社会がつくれると嬉しいですね。

渡辺さん：“豊かな暮らし”はひとそれぞれの答えがあっていい、と弊社は考えています。仕事が好きなひとは時間的にもマインドシェア的にも仕事の比重が大きい方が豊かな暮らしかもしれないですし、家庭や趣味といったライフを中心に、仕事とのバランスを取りながら暮らしを設計したっていいんです。大切にしたいことや比重はそれぞれであっても、仕事もライフも楽しみながら何も諦めることなく、ハッピーに暮らせるひとを増やしていきたいですね。

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