企業活動を円滑に行うには、社員間の良好なコミュニケーションが不可欠です。しかし、テレワークやフリーランスをはじめとする多様な働き方や業務ツールの増加、世代間の価値観の大きな変化を受けて、社内コミュニケーションに問題意識を持つ企業が少なくありません。
本記事では、企業活動における社内コミュニケーションの重要性、活性化のアイデアや運用のポイントを紹介します。企業の成功事例も紹介していますので、自社の状況に照らし合わせながら参考にしてみてください。
目次
社内コミュニケーションとは？社内コミュニケーションに関する、よくある悩みや課題社内コミュニケーションはなぜ重要？業務のスムーズな推進従業員定着率の向上企業ブランドの形成社内コミュニケーションを活性化させるアイデア社内イベント社内表彰式社内SNS1on1ミーティング社員食堂社内報ウェブ会議フリーアドレス制社内コミュニケーションを活性化させる運用のポイント社内コミュニケーションの成功事例社内運動会で相互理解を醸成。舞台は渋谷の会議室SAPジャパン50周年記念式典は、緑鮮やかな庭園で交流するファミリーイベント20周年式典は、100年続く企業を実現する「はじめの一歩」社内コミュニケーションならゼロインにお任せまとめ関連するお役立ちブログ社内コミュニケーションとは、社員同士が関係性を深めるために、話し合ったり情報を共有したりすることを意味します。業務時間中に行われるやりとりだけでなく、休憩中の何気ない雑談も社内コミュニケーションの一つの要素と考えられます。企業には性別、年齢、役職などが異なる多様な人々が働いているため、コミュニケーションを取る相手は、上司、同僚、部下などさまざまです。
意思疎通が上手くいかずに連携が取れなくなると業務に影響が出るため、社内のヨコの関係とタテの関係、どちらのコミュニケーションも大切です。テレワークが急速に浸透し、オフィスで働くことが当たり前でなくなった背景もあり、今後は社内コミュニケーション活性化への取り組みがこれまで以上に重視されてくるでしょう。
また、広義の解釈では、社員間のコミュニケーションだけでなく、会社と社員とのコミュニケーションを社内コミュニケーションと置く場合もあります。この場合には、ビジョン・ミッションやパーパスといった企業理念の共有・浸透や、経営戦略・事業戦略や方針の発信なども含まれてきます。
社内コミュニケーションの活性化に悩みを抱えている企業は少なくありません。組織に属していれば、誰しもコミュニケーションの難しさを経験したことがあるのではないでしょうか。
HR総研が企業の人事責任者・担当者に実施した社内コミュニケーションに関するアンケート（詳細はこちら）において、「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか」という質問に「大いにそう思う」と答えた割合は7割、「ややそう思う」を含めると実に9割以上にのぼりました。
「社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間」という項目では、大企業と中小企業では差が見られました。大企業の場合は、部門間と部署内のメンバー同士が多く、中小企業で最も多かったのは、経営層と社員でした。このことから、企業規模によって問題が起こるポイントに違いがあることがわかります。
具体的に、業務の障害になっていると感じることには、迅速な情報共有、部門間・事業所間の連携、業務中の気軽な相談や質問などが挙がりました。特に、情報共有と業務中の相談・質問については、以前の調査よりも増加しており、これまでよりも支障が出ている実情がうかがえます。
これは急速にテレワークの導入が進んだことが要因と考えられます。これまでの対面コミュニケーションから急遽、オンラインコミュニケーションにシフトしなければならなくなり、慣れない環境でコミュニケーションが思うように取れなかったといえるでしょう。
そのほか、よく聞かれる課題として、経営層の方針が何を意図しているのかがわかりにくい、コミュニケ―ションツールを使いこなせないといった課題も挙げられます。
社内コミュニケーションが重要である3つの理由を紹介します。
社内コミュニケーションが円滑に行われ情報共有ができていると、意思疎通の精度が高まり、業務をスムーズに進めることができます。社員間の良好なコミュニケーションは対外的にも良いイメージを与えられるため、顧客から信頼され、会社の利益に直結するでしょう。
日々の業務は、一人で行うものより、チームとして複数の人で行うものが多く、さらに他部署と連携しながら進めていく業務もあります。情報共有や意見交換が日頃からスムーズに行われていると、チームワークもよくなり、仕事の生産性向上につながっていきます。連携が必要な業務では、活発にコミュニケーションを行うことで、メンバーが同じゴールに向かって業務をスムーズに進めていけるでしょう。
また、社内で知識やノウハウの共有を活発に行うことで業務を標準化することも可能です。そうすると、誰が業務を行っても作業ができるようになり、品質のばらつきが少なくなりサービスレベル向上が実現できます。
社内コミュニケーションは、従業員の定着率にも影響があります。コミュニケーションが活発な職場環境では、職場や企業に対する信頼や愛着がわいてくるため、居心地がよく、従業員満足度が向上するからです。
会社は毎日通う場所であり、自分の考えや意見を言いにくい環境では、ストレスが溜まってきます。ストレスをいつも感じながら仕事をしていては、良好な意思疎通は難しいでしょう。同僚、先輩や後輩、上司と忌憚なく意見を交換できる環境が理想的です。上司にとっても、部下との日頃のやりとりから社内の問題点に早く気づくことができます。
従業員のストレスが軽減されると、コミュニケーション問題に起因する退職の減少につながります。退職理由は人間関係の不満が多いといわれています。悩みや不安があったとき、周囲に相談しやすい環境であれば、会社としてもケアするきっかけを掴めます。
社内コミュニケーションの活発な企業では、従業員による議論やコラボレーションが生まれやすく、そこから独創的なアイデアが生まれる機会が多くなります。社内コミュニケーションを通じて、従業員が意欲的にイキイキと働ける、魅力的な企業文化が形成されるでしょう。さらに、業務効率や生産性の向上や、新しい領域やサービス開発などのイノベーションが創出されると、事業成長にもつながります。
中長期的に見ると、そうした職場の雰囲気は「働きやすい企業風土」という企業ブランドを向上させます。
企業ブランドが形成されると、社員たちには帰属意識が生まれ、組織として高いエンゲージメントのもとで業務を進めることができます。企業ブランドの向上は社内でのメリットだけにとどまらず、「この企業で働いてみたい」という採用ブランディングにも影響を与えるので、優秀な人材採用につながる可能性もあります。
社内イベントは、会社の戦略・方針の伝達や社員表彰、あるいは社員間の交流を目的として自社内で企画・運営されるイベントです。社員間の交流を目的とした企画であれば、運動会や社員旅行のように対象が広く大がかりなものもあれば、部活・サークル活動のように有志が集い開催されるものもあります。また季節性を取り入れた社内イベントとして、お花見や浴衣イベント、クリスマスパーティーや忘年会なども考えられます。
さらに、周年記念パーティーなども社内イベントの一つです。このように、社内イベントはさまざまな機会や企画のもと、社内コミュニケーションの活性化を目的に活用されます。
社内コミュニケーション不足を感じている場合、部署間を越えて交流できるイベントもおすすめです。日々の業務上で接点のない社員と交流し、意見を交換することで新しい出会いから気づきや刺激が得られることもあります。
会社が認める高い成果や行動を体現した社員を称賛する社内イベントが社内表彰式です。社内表彰制度を導入している企業は50%を超えている、という調査もあります。従業員のモチベーションにも効果があり、モチベーションは企業の生産性に大きく関わってくるため効果的な施策です。
日々努力している従業員には、努力に応じた評価を与えることが必要です。「努力をしたところで何も報われない」と従業員に思われると、エンゲージメントの低下が懸念されます。社内で目立つのは営業などの数字が分かりやすい職種ですが、数字だけでなくプロセスや行動、あるいはビジョン・ミッションの体現度などを表彰対象に含めることで、多くの社員を表出することができます。
社内表彰は、各企業独自の基準に沿って選定・評価されます。一貫した基準があれば、「これぐらい頑張れば自分も評価されるときがある」と判断できるので、やる気につながり、業務に対してより真剣に向き合うようになります。また、表彰の栄誉感を高めることで、「自分もあの場に立ちたい」という動機が形成されます。表彰された本人だけでなく、周囲の社員のモチベーション向上につながることも、社内表彰のメリットです。
社内SNSとは、企業における社内利用向けに特化したシステムで、メール・チャットといった連絡ツールの代替機能や、社内報やポータルサイトといった情報共有の役割を果たします。スマートフォンでの利用に最適化されたツールも多く、円滑なコミュニケーションを目的に社内SNSを導入する企業が増えています。
社内SNSは、社員同士のコミュニケーションの促進や相互理解により重点が置かれています。コメントや「いいね」機能がついているものも多く、社内SNSの導入によって全社の情報共有やちょっとしたコミュニケーションが増幅されます。
企業によって運用ルールはさまざまで、業務におけるコミュニケーションを中心とする企業もあれば、社内報や社員紹介、サークル活動のお知らせなど、業務外の情報伝達に注力する企業もあります。既存ツールとの兼ね合いもあるので、社内SNSの活用には導入目的の明確化やその他ツールとの使い分けの整理は必須です。目的が社員同士の交流なのか、業務の効率化なのか、見極めながら運用していきましょう。
1on1は、上司と部下が1対1で定期的に行うミーティングです。多くの企業で上司と部下のミーティングは実施されていると思いますが、通常の目標設定面談や評価面談とは目的・役割に違いがあります。
ミーティングで会話される内容は、具体的な業務進捗の確認などではなく、本人の気づきや自発的な行動変化を生みだす機会です。単なる業務報告で終わらせずに、上司は部下の考えや悩みを傾聴し、「どうしていきたいのか」という内発的な動機づけを引き出すコーチングやフィードバックが求められます。
1on1は、ミーティングルームで行うケースとウェブ会議システムを利用して遠隔で行うケースがあります。通常は週1回、最低でも月1回以上の実施が望ましいとされます。1回あたりの所要時間は30～60分程度で、短いサイクルで繰り返し行う点が、1on1の大きな特徴です。
会社内に設けられる社員食堂は、社員が食事をしながら気軽に会話を楽しみ過ごせる場として重宝されています。社員食堂は福利厚生の一環であり、メニューは価格が安く、社員の健康を考えた栄養バランスのよい食事が多い特徴があります。
同じ会社で働くさまざまな部署の人が集まって食事をする社員食堂の導入は、コミュニケーション活性化に最適な施策です。食事をする際は、業務時間とは異なり自然と会話もはずむため、プライベートな話題も含め、コミュニケーションが活発になります。社員食堂での和やかな雰囲気がそのままチームワークの向上につながるかもしれません。
福利厚生の充実度は企業選びのポイントの一つです。おしゃれな内装やメニューが自慢の社員食堂があれば、企業として福利厚生の充実度をアピールでき、企業のブランディングにつなげることも可能です。
ただし、社員食堂は一定以上の企業規模が必要です。社員食堂を導入できない企業であれば、オフィス周囲の飲食店と提携し、社員が提携先の飲食店を利用した場合に会社補助を出すという運用をしている企業もあります。
社内報は経営メッセージや全社のお知らせ、社員インタビューなどを共有する媒体です。従来は、紙の冊子の配布が一般的でした。近年ではインターネットの発展、それに適応するサービスの開発により、ブラウザで閲覧するウェブ社内報やスマホアプリなどの社内SNSで代替する企業も増えています。また、より簡易的な方法としてメルマガ形式で配信する企業もあります。
紙の場合は編集や印刷に時間がかかるため、毎月や隔月ごとの発行が一般的でした。ただ、紙からウェブにプラットフォームが置き換わったことで、週次や毎日のペースで何かしらの企画を更新する運用も一般的になっています。
規模の大きな会社ほど、社員同士が顔と名前を認識することは難しくなります。特に入社直後では、他の部署の人や仕事についてほとんど何も知らないというケースもあるでしょう。しかし、社員が求める情報を社内報から得られるようになれば、コミュニケーションが今よりスムーズになります。
離れた場所で働く社員同士が映像と音声で同期的にコミュニケーションできるウェブ会議は、テレワークの拡大とともに急速に広まったツールです。ZoomやSkype、Google Meets、Microsoft Teamsといったさまざまなツールが使われています。
映像・音声だけでなく、チャット、ファイル共有、動画配信まで豊富な機能が特徴で、面接や研修、ときには社員総会や表彰などの大きな社内イベントでも活用されています。相手の表情を見ながら進められるため、スムーズにやりとりできることがメリットです。社内にコミュニケーション用のスペースや外部会場を確保できない企業でも、ウェブ会議ツールであれば、低価格で運用できるため予算を抑えながら社内コミュニケーション活性化に取り組むことができます。
固定席がなく、自分の好きな席を選んで作業ができるフリーアドレス制は、すっかり定着したワークスタイルです。フリーアドレス制は、そのときどきでさまざまな人と関われる機会が生まれるため、コミュニケーション活性化に有用です。日頃の業務であまり関わりのない人と話すきっかけができ、新しい情報が入手できる可能性も高いでしょう。社内の部門や役職などの垣根を超えての情報交換など、コミュニケーションを今より活性化させたいという企業におすすめのスタイルです。
また、フリーアドレスのフレキシブルな運用は、オフィスにおける必要座席数を削減することもでき、効率的なオフィス運用、コスト削減が実現できる手法です。
社内コミュニケーションの活性化に成功している企業もあれば、上手く活用できていない企業もあります。どのような問題が発生するのでしょうか。次のようなケースが例として挙げられます。
過剰な施策や強制は、本来の目的とは真逆の影響を生みだす恐れがあります。社内コミュニケーションを効果的に運用するにあたり、以下のようなポイントをおさえておくことをおすすめします。
社員と、社員の家族が参加した社内運動会の事例です。悪天候を心配する必要がないように、渋谷の大型会議室を貸し切って運動会を開催しました。総勢約200名が参加し、会議室でも実施可能な競技を、前半の部・後半の部、約3時間の時間で全7競技と大抽選会を行いました。
小さなこどもでも参加できる競技や、エアトランポリンなどのキッズスペースの設置など、こども連れでも安心して参加できる工夫によって、こどもの笑顔に大人が笑顔にされる、そんな心温まる空間でした。
ドイツに本社を置くソフトウェア企業のSAP SE様が実施した50周年記念式典の事例です。
当日は従業員の家族や友人も招待しており、久しぶりに会った仲間やその家族が旧交を温め、こどもたちは会場で遊び回る、SAPに関わる多様な人々が交流を楽しむ会となりました。SAPジャパン様は、これまでも社内で実施するコミュニケーションイベントに家族を招待しており、アットホームな職場文化が培われています。
当社の設立20周年では、1年をかけて社員参加型の周年プロジェクトを実施し、企業理念・ビジョンをリニューアルしています。企業理念・ビジョンのリニューアルでは、経営陣・管理職が中心となって、ゼロインを「過去から現在」「現在から未来」の視点で丁寧に紐解きながら、半年の期間をかけて年度も議論を重ねて策定したものです。
この企業理念を、周年プロジェクトの集大成となる20周年式典の場で、創業者である代表が、自身の原体験や創業の思いを交えながら共有しました。さらに、新しい理念を社員がどのように理解し、どのように自分自身の仕事と紐づけて行動していくのか、テーブルに分かれてビジョンワークを実施しました。新しい理念が書かれた大きな模造紙を目の前に、一人ひとりが自由に書き込んでいきました。
ビジョンをもとにしたコミュニケーションは、会社と社員の接点づくり、社員同士のビジョン共有につながり、周年というハレの場も相まって活発なコミュニケーションが生まれました。
ゼロインは、大手企業から中小・スタートアップ企業まで、幅広い規模・業種のインナーブランディングや社内コミュニケーションに関する施策をプロデュースしています。年間200件以上のプロデュースを通して培った経験と知見が強みです。組織課題に悩む経営者や、施策の企画・実行にお悩みの担当者の方に寄り添い、策定から企画実行までを一貫して取り組んでいます。
特長は、共感と行動を起こすコミュニケーション設計です。多様性が求められる時代に、部署、役職、年齢など異なる背景を持つ従業員の心情に寄り添いながら、企業文化・風土に応じた施策や場づくり、メッセージ策定にこだわっています。
社内コミュニケーションの戦略設計から、イベント企画・運営、映像やサイトなどのメディア制作まで、社内コミュニケーションに関連するプロジェクトはゼロインにすべてお任せいただけますので、社内コミュニケーションに関するお悩みごとがあれば、まずはご相談ください。
社内コミュニケーション不足は、エンゲージメントや生産性の低下、離職率の増加など、企業運営に悪影響をおよぼします。逆に、コミュニケーションの活性化を実現できれば、スムーズな業務推進、従業員定着率の向上、さらに企業ブランドの形成やイノベーション創出など、企業の飛躍に向けた大きなメリットが期待できます。
まずは、自社で社内コミュニケーションに関してどのような問題が起きているのかから課題設定を行い、実現したいゴールや目的ごとに施策をプランニングしていくことが大切です。さまざまな企業の取り組み事例を参考にしながら、イキイキとしたコミュニケーションを増やしていきましょう。
インナーブランディングや各施策の企画・設計に関連するノウハウを、お役立ちブログで公開しています。
この記事の著者
中島 浩太
株式会社ゼロイン
2008年、株式会社ゼロインに新卒入社。インナーブランディング・社内コミュニケーション施策をプロデュースするコミュニケーションデザイン事業、ゼロインの管理部門、新卒採用担当、新規事業を経て、現在はコーポレートブランディング室において広報（社内広報・社外広報／PR）とマーケティングを担当。
インターナルブランディングの魅力的な取り組みを紹介するウェブメディアCAPPYの編集長として、さまざまな企業における企業文化づくりや組織活性化の取り組みを取材。
