オンライン社内イベントのメリットと考え方のポイント

最近、社員総会や周年イベントなどの社内イベントをオンラインで実施したい、というご相談が増えています。実はゼロインでは、数年前から戦略共有会やナレッジ共有会といった社内イベントを、オンラインで開催してきました。

そこで今回は、オンライン社内イベントを実施するメリットや魅力を、これまでの運営経験を踏まえてお伝えします。

実際にやってみて分かったことは、

  1. オンラインなので、ホテルや会議室など外部会場費用や旅費交通費が不要(=コスト削減)
  2. オンラインでも、工夫次第で伝わるコンテンツづくりができる
  3. オンラインでしかできない、効果的な演出がある

という3点です。

オンライン社内イベントの参考にしてみてください。

社内イベントのオンライン化でコスト削減ができる?

オンライン社内イベントの場合、オフラインの社内イベントで発生する外部会場費や旅費交通費、イベント機材費などが不要になります。社内イベントを担当された経験がある方なら、これらの費用がどれほどのコストインパクトがあるか、お分かりになると思います。

しかし一方で、規模やスタイルにもよっては、オンライン開催によって新たに発生する費用もあります。

まずは撮影機材です。オンライン社内イベントの実施方法次第ですが、録画配信でもライブ配信でも、スピーチやプレゼンテーションを撮影するカメラやマイクは当然のこと、照明機材、外部スタジオでの撮影となると、今まで発生しなかった費用を見込む必要があります。

ライブ配信して中継する場合は、複数台のカメラによる中継映像や複数台のパソコンを使用したプレゼン資料など、画面や音声の切り替えが複雑になるため、配信機器やオペレーターなどの運営スタッフの委託を検討する必要があります。

もしコストを抑えたいのであれば、特別感のある社内イベントというより、オンラインミーティングの延長線上になりますが、ZoomやGoogleMeetといったウェブ会議システムを活用して内製することも一つの手です。

いずれにしても、オフラインのイベントで大きな割合を占めていた会場費用、旅費交通費の削減によって、総予算は大きく抑えることができます。削減した予算をコンテンツの充実や演出にまわすことで、オンラインでの見せ方を工夫するのはいかがでしょうか。

オンラインで、熱量や一体感を醸成する工夫

本当に今までオフラインで開催していたような社内イベントと同等の体験を、オンラインでも実現可能なのか。不安な方もいらっしゃるかと思います。たとえば、経営メッセージの想いや熱量は伝わるのか。表彰式の受賞者は、周囲からの称賛や栄誉を感じられるのか。一緒に働く仲間との一体感は生まれるのか。こうした雰囲気や空気感は、やはりオフラインでのイベントに分がありそうです。

ただ、想定される問題を一つひとつ挙げていくと、オンライン社内イベントであっても、工夫次第でカバーできることはたくさんあります。

コンテンツや演出を充実させるには、事前の企画やつくり込み、編集が必要になるものもあるため、外部の専門家への相談もおすすめです。

オンライン社内イベントだからこそのエンタメ性を創りあげる

これまで集まって開催していた社内イベントをオンラインで検討する場合、「オフラインの代替手段としてのオンライン開催」ではなく、一歩踏み込んでオ“ンラインらしさ”をゼロベースで考える発想力は重要です。つまり、オフラインで実施していたプログラムと同じものをオンライン配信に置き換えるのではなく、オンラインだからこそできる社内イベントに挑戦してみる考え方です。オンライン社内イベントは、「オリジナルのテレビ番組」「社内版YouTuber」とも言えるかもしれません。そう考えると、やりたい企画や見せ方が、いろいろと浮かんでワクワクしませんか。

たとえば、テレビ番組のような再現VTRつきのプレゼンテーションや、表彰式における受賞者のドキュメンタリー映像、各拠点をつないで生中方式の社員感想インタビューなど、エンターテイメント性を入れることで、視聴者の興味や参加度はぐっと上がります。

また、オンラインの特性として、気軽にチャットで発言ができる利点があり、双方向のコミュニケーションが可能になります。弊社で実施している『いい仕事共有会』では、チャット上にお祝いコメントや質問が多数寄せられます。それらを見ながら司会やプレゼンターがコメントすることで、内容に関する理解や共感が深まり、一体感が生まれます。

オンライン社内イベントは、スタンダードになるか?

今後の社内イベントは、場所や時間の制約を受けにくいオンライン活用・併用がスタンダードになることは間違いありません。もちろん、オフラインで実際に一堂に会することでしか体感できない良さもあるので、目的やコンテンツに応じて、最適な方法を選ぶことになると思います。

弊社でも、お客様の働き方やコミュニケーションスタイルなども鑑みながら、まさにさまざまなやり方、工夫を試しているところです。この機会に新しいことにどんどんチャレンジし、オンライン社内イベントを盛り上げていきたいと思います。

この記事の著者

お役立ちブログ編集部

Download

参考資料ダウンロード

すべての参考資料を見る